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Sondages auprès des employés

Objet d'un sondage auprès des employés :

Dans le cadre de leur initiative d'amélioration des services, les organisations peuvent mener des sondages auprès des employés pour nombre de raisons. La participation et l'engagement des employés sont des éléments fondamentaux de toute organisation soucieuse d'améliorer le service qu'elle offre aux citoyens. La direction a besoin des avis de son effectif pour déterminer les secteurs à améliorer et, à ce titre, devrait offrir périodiquement aux employés la chance de participer au processus décisionnel.

Un sondage auprès des employés bien mené peut stimuler ou améliorer les communications, les partenariats avec les employés et la motivation. Le moral, la productivité, l'engagement et la vitalité de l'organisation peuvent s'en trouver grandement améliorés si la direction écoute les suggestions du personnel et y donne suite.

Les sondages auprès des employés permettent :

• à une organisation de tirer parti de' ses employés à titre de ressource qui mettra l'accent sur les secteurs à améliorer. Les données du sondage peuvent contribuer à déterminer les éléments les plus prioritaires de l'initiative d'amélioration des services de l'organisation.

• d'établir les données de base qui déterminent dans quelle mesure l'organisation satisfait aux critères d'une organisation de service de qualité. À partir de ces données de base, l'organisation peut évaluer les progrès qui ont été réalisés pour la mise en œuvre ou l'amélioration de son initiative des services de qualité. Les données de base devraient également l'aider à déterminer, comprendre et adapter les pratiques actuelles qui servent de fondement à l'amélioration du rendement.

• de recueillir les commentaires des employés, ce qui favorise leur participation au processus de changement et encourage leur adhésion.

• de déterminer les besoins de formation et d'apprentissage nécessaires à l'appui de l'initiative d'amélioration des services.

• de recueillir les perceptions sur d'autres éléments clés d'une initiative d'amélioration des services comme le leadership et les programmes de reconnaissance du mérite.

Critères du succès :

Certaines décisions méthodologiques et stratégiques devront être prises pour assurer la qualité et la validité du sondage afin :

• de déterminer si un échantillon représentatif ou l'ensemble de l'effectif sera utilisé.

• de faire participer les représentants des employés à la première étape du processus.

• de contrôler la taille du questionnaire en mettant l'accent sur ce qui est vraiment important.

• de concevoir un questionnaire complet qui veille à ce que les employés comprennent le sens de chaque question et puissent le valider dans le cadre d'un pré-test;

• d'affecter les ressources (humaines et financières) et le temps nécessaires.

• d'indiquer clairement l'objet du sondage et son lien avec le mandat de l'organisation.

• de demander aux représentants de la direction de faire parvenir le sondage et de faire valoir l'importance de la consultation grâce à des communications permanentes.

• d'envoyer une note de rappel pour augmenter le taux de participation.

• de garantir aux participants la confidentialité des renseignements fournis et l'anonymat.

• d'assurer l'indépendance du processus dans des situations délicates en recourant à des ressources externes.

• d'intégrer la satisfaction des employés aux indicateurs de rendement de l'organisation.

• d'utiliser les ressources et mécanismes qui conviennent pour effectuer l'analyse statistique.

• de donner suite aux résultats.

Dans le cadre du processus de sondage, l'organisation doit déterminer si le sondage a atteint les objectifs fixés et mesurer le succès en se fondant sur les critères suivants :

• le taux de participation des employés;

• la mesure dans laquelle le sondage a permis d'orienter l'initiative d'amélioration des services;

• la mesure dans laquelle les données ont permis d'évaluer les progrès réalisés dans des secteurs définis;

• la mesure dans laquelle les données du sondage ont été intégrées aux autres données sur l'amélioration des services pour concevoir ou améliorer l'initiative des services de qualité;

• la mesure dans laquelle des sondages de suivi ont été utilisés pour évaluer les progrès réalisés par l'initiative;

• la mesure dans laquelle des boucles de rétroaction ont été intégrées au sondage pour fournir aux employés des renseignements sur les résultats du sondage et sur les mesures réputées nécessaires en fonction de ces résultats.

Contenu d'un sondage auprès des employés :

Les sondages auprès des employés devraient porter sur la satisfaction et les priorités en matière d'amélioration dans cinq secteurs :

• Communications;

• Comportements de la direction;

• Gestion et perfectionnement des ressources humaines;

• Travail d'équipe, relations avec les employés et installations;

• Prestation du service.

Pour de plus amples renseignements :

Pour en savoir davantage sur les sondages auprès des employés, veuillez consulter :

Canada, Statistique Canada, 1992, Guide sur les sondages d'opinion auprès des fonctionnaires fédéraux, Groupe des enquêtes spéciales, Statistique Canada.

Canada, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 1999, Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux.

Canada, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 1995. Sondage auprès des employés, Service de qualité, guide VI.

Edwards, J. E., M. D. Thomas, P. Rosenfeld et S. Booth-Kewley, 1996, How to Conduct Organizational Surveys: A Step-by-Step Guide, Thousand Oaks, Californie, Sage Publications.

Harwood, Paul L, 1998, Enquêtes menées auprès des employés de la fonction publique : expériences et facteurs de succès, Ottawa, Centre canadien de gestion.